Pengertian Nota Pembelian, Fungsi dan Komponen-Komponennya

Salah satunya bentuk bukti pembayaran yang sah dan sering dijumpai oleh para pelaku usaha adalah nota. Dokumen yang satu ini juga sering dipakai para pelaku usaha dalam melakukan aktivitas keuangannya. Lebih jelasnya, berikut pengertian nota pembelian, fungsi dan komponen penting yang harus ada di dalamnya. 

Apakah Pengertian Nota Pembelian? 

‍

Nota pembelian merupakan salah satu tanda bukti transaksi yang biasanya dilakukan secara tunai. Bukti pembayaran secara tunai ini akan diberikan oleh penjual kepada pembeli saat transaksi berlangsung. Nota ini digunakan umumnya untuk transaksi yang berlangsung antara 2 orang, perusahaan atau pihak lainnya.

Nota pembelian sendiri terdiri dari 2 atau 3 lembar. Satu lembar nota biasanya akan diberikan kepada pembeli, dan satu lembar nota yang lain akan disimpan oleh penjual. Tujuan penyimpanan nota ini untuk penjual sebagai arsip data laporan keuangan. Perlu kamu ketahui bahwa nota akan sangat berguna sebagai bukti penguat dari sebuah transaksi yang akan dicatat dalam laporan keuangan. 

Fungsi Nota Pembelian 

1. Membantu proses pencatatan dan pelaporan keuangan 

Telah disebutkan sebelumnya, transaksi akan dianggap sah atau valid apabila ada bukti yang jelas. Jadi, pastikan untuk selalu meminta nota pembelian setiap kali melakukan transaksi jual beli. Tujuan dari nota ini adalah untuk membantu proses pencatatan keuangan sehingga bisa berjalan dengan lancar.

2. Membantu pelaku usaha untuk berhadapan dengan auditor keuangan 

Nota pembelian juga dapat membantu para pelaku usaha untuk berhadapan dengan auditor keuangan. Pasalnya nota yang dijadikan sebagai bukti transaksi ini berfungsi sebagai alat koreksi dan mencocokkan dengan data yang ada. 

Komponen Penting yang Harus Ada alam Nota Pembelian

‍

Ketika memuat membuat nota pembelian pastikan harus dengan susunan yang baik dan benar. Oleh karena itu, ketahui terlebih dahulu beberapa komponen penting yang harus ada dalam nota pembelian, sebagai berikut: 

1. Cantumkan identitas perusahaan

Pertama, pastikan kamu mencantumkan identitas perusahaan yang mencakup informasi tentang logo perusahaan, nama perusahaan, nomor telepon yang bisa dihubungi dan alamat lengkap. Tujuan mencantumkan identitas ini agar bisa ditelusuri dengan baik asal usulnya.

2. Cantumkan nama pembeli

Kedua, cantumkan juga nama pembeli secara jelas. Tujuannya untuk menunjukkan bahwa telah terjadi transaksi yang sah antara pihak pembeli dan penjual. Kamu juga bisa tambahkan data alamat atau nomor telepon pembeli yang bisa dihubungi, untuk berjaga-jaga ketika ada masalah yang terjadi. 

3. Cantumkan nomor transaksi

Bagian ketiga tentang nomor transaksi biasanya akan ditentukan oleh pihak penjual berdasarkan pada jumlah barang yang telah terjual. Tujuan dari nomor transaksi untuk membantu proses pelacakan apabila terjadi masalah di kemudian hari. 

4. Cantumkan tanggal transaksi

Ini akan sangat membantu para pelaku usaha untuk melakukan proses pengelompokkan transaksi dalam catatan pembukuan. 

5. Tulis jelas detail transaksi

Detail transaksi yang dimaksud dalam nota pembelian adalah tipe barang, jenis barang, ukuran barang, harga barang dan jumlah barang.

6. Cantumkan total pembayaran

Tak lupa juga cantumkan total harga barang yang dibeli beserta keterangan jumlah PPN yang wajib dibayar oleh pembeli 

7. Cantumkan nama dan tanda tangan

Komponen penting terakhir adalah nama dan tanda tangan dari pihak yang mengeluarkan nota. Tambahkan juga stempel perusahaan agar bisa menjadi legalitas yang lebih kuat. 

Itulah pengertian nota pembelian, fungsi dan komponen penting yang harus ada didalamnya. Namun, seiring berkembangnya dunia teknologi kini ada yang namanya struk. Di mana para penjual bisa langsung membuat struk dengan menggunakan mesin kasir. Dalam hal ini, kamu bisa gunakan fitur Aplikasi Youtap yaitu Cetak Struk Sekali Tap.